Crear Presupuesto

Antes de crear un presupuesto en Loan Performer, debe hacer lo siguiente en su orden y entonces puede continuar para definir los presupuestos:

1. Fijar el Inicio del Año Financiero bajo Sistema->Configuración->Contabilidad->Configuración de Contabilidad.

2. Definir las cuentas del LM para los ítems de Ingresos y Gastos que desee presupuestar en el Catálogo de Cuentas.

3. Definir Categorías de Presupuesto.

4. Definir Ítem de Presupuesto.

5. Vincular cada Ítem de Presupuesto a la respectiva Cuenta Contable en el Catálogo de Cuentas.

1. Fijar el inicio del año financiero

Para fijar el inicio del año financiero vaya a Sistema->Configuración->Contabilidad->Configuración de Cuentas:

Para crear Presupuestos vaya a Contabilidad->Presupuesto->Crear Presupuesto y una pantalla como la siguiente será desplegada:

2. Definir cuentas del LM para cada los ítems de ingresos y gastos que desee presupuestar

Para definir la Cuenta del LM para los ítems de presupuesto pulse click en el botón Cuentas. Esto lo llevará al Catálogo de Cuentas donde puede crear las cuentas de LM de ingresos y gastos:

3. Definir Categorías de Presupuestos

Estos representan un grupo relacionado a los tipos de ingresos y gastos. Bajo cada categoría de encabezados también es posible registrar subcategorías. "ADMINISTRACIÓN" es un ejemplo para una categoría de gastos y "CUOTAS RECIBIDAS" es una categoría típica de ingresos. Esta sección le permite registrar categorías del presupuesto de su organización.

Click sobre el botón categorías de presupuesto para desplegar la ventana de categorías de presupuesto como se muestra:

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4. Definir Ítems de Presupuesto

Estos representan las partidas de ingresos y gastos en su organización. Son definidas por un número de referencia, una etiqueta y una indicación de que si la partida presupuestaría es un ingreso o gasto. Esta sección le permite registrar las partidas presupuestarias.

Note que el No. de Ref representa los diferentes niveles en los que los ítems serán mostrados más adelante en el Informe de Presupuesto.

Para crear un ítem pulse click en el botón Ítem de Presupuesto para desplegar la ventana Configuración de Informe de Presupuesto como se muestra:

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Note que los ítems de Presupuesto pueden agrupar varias cuentas. Por ejemplo puede tener diferentes cuentas de ventas, pero un solo ítem de presupuesto “Ventas”. Una vez que los ítems del presupuesto han sido definidos, debe enlazar las cuentas del LM a los ítems de presupuesto. Es posible hacer esto pulsando click en el botón “Cuentas” como se muestra sobre o ir directamente al Catálogo de Cuentas. Click sobre la cuenta a enlazar y vincule la cuenta al ítem de presupuesto. Entonces pulse click en el botón “Actualizar”.

5. Vincular cada ítem de presupuesto a la cuenta del Libro Mayor respectiva en el catálogo de cuentas

Click sobre el botón Cuentas. Esto lo llevará al Catálogo de Cuentasdonde puede definir la cuenta del LM, ejemplo: "540011 - (Salarios del personal de Soporte)" al que se vinculará cada ítem e presupuesto.

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Desde la lista que se despliega de Ítem de Presupuestoseleccione el ítem de presupuesto a ligar a una cuentas del LM en particular, ejemplo: "Salarios del personal de Soporte".

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Desde la lista que se despliega de Ítem de Presupuestoseleccione el ítem de presupuesto a ligar a una cuentas del LM en particular, ejemplo: "Salarios del personal de Soporte".

Note que estos ítems de presupuesto ya deberían haber sido definidos bajo Ítems de Presupuesto.

Una vez que se han creado los ítems de presupuestos, puede contiuar ingresando los montos del presupuesto en lado derecho de la ventana.

Cómo crear presupuestos

Para crear un presupuesto vaya a Contabilidad->Presupuesto->Crear Presupuesto y una pantalla como la siguiente será desplegada:

Note que estas ventanas desplegaran los campos vacíos si ningún ítem de presupuesto ha sido creado.

Seleccione un Presupuesto:De los ítems de presupuestos creados, click para seleccionar el ítem al que desea ingresarle el monto, ejemplo: "Salarios del personal de Soporte". Se resalta en rojo.

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Note que si ya existe presupuesto para el ítem de presupuesto y el año seleccionado, podrá ver los montos presupuestados para cada mes. Es posible modificar los montos del presupuesto.

Si cambia el año y ningún presupuesto ha sido definido para años anteriores, un nuevo botón estará disponible, que dice:“= Año Pasado”:

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Si pulsa click en el botón Año Pasado, los montos presupuestados para el ítem seleccionado es copiado desde el presupuesto del año pasado al presupuesto de este año. Ahora puede modificar y guardar.

Cuentas: Al pulsar click en este botón la lleva al Catálogo de Cuentasdonde puede definir las nuevas cuentas del LM.
Cambiar el Orden: Click sobre el botón para cambiar el orden en que las partidas presupuestarias se muestran en la ventana que aparecen sobre este botón. Los ítems pueden ser ordenados por el Código asignado a cada partida presupuestaria u ordenada alfabéticamente por el nombre del ítem de presupuesto.
Actualizar centro de costo y sucursal: Si se selecciona un nuevo ítem de presupuesto es necesario hacer click en este botón para borrar la información de Centro de Costo y la Sucursal para el ítem de presupuesto anterior. Esto le permitirá ingresar información para este ítem en particular.
Año: Seleccione el inicio para su presupuesto anual.

Note que Loan Performer, por default, asume que el presupuesto/año financiero inicia el 1^ro de Enero de un año determinado. Sin embargo, el año del presupuesto no tiene por qué coincidir con el año calendario. En caso de que su año financiero no inicie el primero de Enero, debe definir 2 años presupuestarios.

Centro de Costo:Desde la lista que se despliega seccione el centro de costo para el que desea preparar el presupuesto. El centro de costo debió ser registrado en Ficheros de Apoyo-> Centros de Costo.
Año Calendario: Ingrese el año calendario con que desea iniciar el presupuesto, ejemplo: "2014".
Sucursal: Ingrese la sucursal para la que desea ingresar el presupuesto. Esto será aplicable solamente para ser ejecutado en licencia Multi Sucursal.
Donante: Desde la lista que se despliega, seleccione el donante para el que desea hacer el presupuesto.

Note que decidir el presupuesto para cada donante por mediante la activación de opción “Presupuesto Multi-donante" en Sistema->Configuración->Contabilidad->Configuración de Contabilidad. Si no activa esta opción, el campo Donante no será visible en la ventana de presupuesto.

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Incremento: Decida si desea el presupuesto al azar a través de un método lineal, 10% incremental por mes. Por ejemplo si llena un monto en Enero, ejemplo: "1,000,000" y deje el cuadro de texto incremento vacío y entonces pulse click sobre el botón Incremento, el monto de Enero se copiará para todos los meses.

Si usted desea incrementar el presupuesto para este ítem, por"100,000" cada mes entonces ingrese “+100,000” en la caja de texto incrementar y entonces pulse click sobre el botón “Incrementar”. El presupuesto se incrementará por 100,000 para todos los subsiguientes meses. Lo mismo se puede hacer con un signo de menos para una disminución de presupuesto uniforme o un signo de porcentaje (o una combinación de ambas).

Note que la opción sólo funciona sobre el monto ingresado en el mes de Enero. También puede ingresar por separado diferentes montos para cada mes.

Observaciones: En esta caja de texto ingrese la descripción o propósito del presupuesto que desea ingresar.
Acumulada para todos los presupuestos: Esta columna indica el total acumulado para el año. Se da el total de los ingresos y gastos presupuestados. Si el monto neto es positivo, el color es verde. Si el monto neto es negativo, este es rojo. El último campo muestra las pérdidas y ganancias planeadas para fin de año.

Note que el color cambia de verde a rojo indicando que el ingreso planeado no es suficiente para cumplir los gastos para operacionales planeados.

Click sobre el botón Guardar para guardar el ítem del presupuesto y continúe con el próximo ítem de presupuesto

Puede imprimir el informe de presupuesto desde Contabilidad->Presupuesto->Informe de Presupuesto. Este informe muestra el monto presupuestado actual por ítem de presupuesto para un mes específico y el actual versus los montos presupuestados por el año hasta la fecha.

Temas Relacionados: Ingresos y Gastos, Ganancias del Periodo, Informe Flujo de Caja, Balance General

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Note que el No. de Ref representa los diferentes niveles en los que los ítems serán mostrados más adelante en el Informe de Presupuesto.

Note que estos ítems de presupuesto ya deberían haber sido definidos bajo Ítems de Presupuesto.

Note que estas ventanas desplegaran los campos vacíos si ningún ítem de presupuesto ha sido creado.

Note que si ya existe presupuesto para el ítem de presupuesto y el año seleccionado, podrá ver los montos presupuestados para cada mes. Es posible modificar los montos del presupuesto.

Note que decidir el presupuesto para cada donante por mediante la activación de opción “Presupuesto Multi-donante" en Sistema->Configuración->Contabilidad->Configuración de Contabilidad. Si no activa esta opción, el campo Donante no será visible en la ventana de presupuesto.

Note que la opción sólo funciona sobre el monto ingresado en el mes de Enero. También puede ingresar por separado diferentes montos para cada mes.

Note que el color cambia de verde a rojo indicando que el ingreso planeado no es suficiente para cumplir los gastos para operacionales planeados.

Puede imprimir el informe de presupuesto desde Contabilidad->Presupuesto->Informe de Presupuesto. Este informe muestra el monto presupuestado actual por ítem de presupuesto para un mes específico y el actual versus los montos presupuestados por el año hasta la fecha.

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Note que el No. de Ref representa los diferentes niveles en los que los ítems serán mostrados más adelante en el Informe de Presupuesto.

Note que estos ítems de presupuesto ya deberían haber sido definidos bajo Ítems de Presupuesto.

Note que estas ventanas desplegaran los campos vacíos si ningún ítem de presupuesto ha sido creado.

Note que si ya existe presupuesto para el ítem de presupuesto y el año seleccionado, podrá ver los montos presupuestados para cada mes. Es posible modificar los montos del presupuesto.

Note que decidir el presupuesto para cada donante por mediante la activación de opción “Presupuesto Multi-donante" en Sistema->Configuración->Contabilidad->Configuración de Contabilidad. Si no activa esta opción, el campo Donante no será visible en la ventana de presupuesto.

Note que la opción sólo funciona sobre el monto ingresado en el mes de Enero. También puede ingresar por separado diferentes montos para cada mes.

Note que el color cambia de verde a rojo indicando que el ingreso planeado no es suficiente para cumplir los gastos para operacionales planeados.

Puede imprimir el informe de presupuesto desde Contabilidad->Presupuesto->Informe de Presupuesto. Este informe muestra el monto presupuestado actual por ítem de presupuesto para un mes específico y el actual versus los montos presupuestados por el año hasta la fecha.

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